Разработка, порядок составления регламентов

Поставленная задача по реструктуризации предприятия заключалась в разработке и внедрению плана мероприятий, направленных на оптимизацию производственной деятельности и документообороту в целом. Особое внимание на начальном этапе уделялось «высвеченным» проблемам через программу ОРГО, проблемы прорабатывались и по ним составлялись регламенты, которые вводились приказами ген директора и после их отработанного действия переходили в разряд СТП.

Регламент состоит из 3-х частей (в порядке составления):

1. описание документооборота и оборота материальных ценностей (бизнес – процесс)
2. описание текстовое
3. порядок выполнение действий с привязкой по времени

Основой разработки регламента служит первая часть «описание документооборота и оборота материальных ценностей». На разработку и согласование данной части приходится порядка 90% времени. Эта часть делится на несколько заходов:

1. Нужно обойти всех участников и определить входящие и исходящие потоки определенного процесса, который описывается
2. Составить целостную картину процесса взаимоотношений(первую версию) – это основа.
3. Согласовать первую версию и внести изменения.

Иногда, когда участников достаточно много, число версий может достигать до 5 и окончательное решение о «верной» принимается на собрании всех участников. В случае разногласии между участниками решение принимается разработчиком с соответствующими изменениями по функциям участников, которые вводятся через приказ директора (зама по соответствующему направлению).

Применение директивно-отчетного документооборота сводится к тому, что любое действие на предприятии должно осуществляться в связи с некоторым основанием. Например, рабочий выполняет свою работу на основании задания мастера или диспетчера, конструкторский отдел разрабатывает документацию на основании технического задания главного инженера, кладовщик принимает товар на склад на основании накладной, а отпускает на основании требования и т.д. Тогда работу предприятия можно представить как цепь последовательных действий, отраженных в последовательности документарных оснований или директивных документов. С другой стороны, выполнение каждого действия порождает отчетный документ о результате, что, в свою очередь, создает цепь отчетных документов о выполнении действий на основании директивных документов.

Таким образом, выполнение работ предприятием представляет собой последовательность действий, и сопряженные с ней две последовательности документов – директивных и отчетных.

При таком способе организации и осуществления делопроизводства каждый фрагмент работы становится заранее спланированным по основанию и времени и предсказуемым по ожидаемому результату, а исполнение каждого фрагмента оказывается отраженным в отчетном документе. Сопоставление момента возникновения и содержания результата по директивным документам и фактическим моментом времени и фактическим содержанием исполнения по отчетному документу позволяет отслеживать выполнение работы непосредственно на каждом шаге, что обеспечивает качественно иной уровень, как обзора прохождения работы, так и оперативности принятия решений и выполнении корректирующих действий.

Применение директивно-отчетного документооборота связано с выполнением условия предварительности, т.е. любая работа, подлежащая исполнению, должна быть предварительно спланирована и описана в виде сценария, т.е. в виде последовательности выполнения фрагментов работы, каждый из которых имеет собственное смысловое содержание и ожидаемый результат. Сценарий делопроизводства порождает последовательность директивных документов, что в свою очередь вызывает цепь отчетных документов о полученных результатах.

Существование предприятия связано с необходимостью решения разнообразных задач. Например, предприятию необходимо обеспечить себя сырьем, подготовить производство, подготовить документацию, произвести выпуск продукции, обеспечить сбыт продукции т.д. Каждая из перечисленных задач требует выполнения ряда действий, приводящих к ее решению.

Например, для решения задачи по снабжению предприятия необходимо найти поставщика, проверить качество предлагаемой продукции, заключить договор с поставщиком, осуществить оплату, при необходимости взять кредит, переместить сырье на предприятие, осуществить складирование, выполнить обработку первичной документации, оприходовать сырье и т.д.

Решение задачи по снабжению сводится к выполнению ряда действий, объединенных общим сценарием. В случае решения задачи снабжения такими действиями являются: поиск поставщика, проверка качества сырья и т.д., а результатами выполнения этих действий, или событиями, являются – найденный поставщик, подтвержденное качество сырья, заключенный с поставщиком договор и т.д.

Очевидно, что сценарий деятельности, т.е. последовательность действий, зависит от содержания событий. Например, качество сырья можно определить только после того, как поставщик найден; оплатить сырье можно после того, как определена цена и условия поставки и т.д. Т.е. ближайшие событие в отношении другого выполняет роль основания, следствия или условия, при выполнении которого другое событие может произойти. В связи с этим, сценарий деятельности, направленный на решение конкретной задачи, можно рассматривать как алгоритм. Каждой задаче соответствует свой собственный сценарий, который может быть описан как алгоритм, в котором заранее установлены определенные причинно-следственные или логические отношения между действиями.