Административная структура, штатное расписание и должностные инструкции
Для того чтобы восстановить управляемость предприятия, достоверно оценить необходимую численность сотрудников, структуру штатного расписания и должностные инструкции, деятельность предприятия должна быть описана в виде действующих алгоритмов и документально-информационных связей между отделами. Для решения такой задачи применяется разработанный нами способ описания предприятия, как совокупности процедурных карт. На основании составленных и выверенных процедурных карт формируется сводная опись документов, процедур и алгоритмов, по которым предприятие осуществляет или должно осуществлять свою деятельность. Данные, содержащиеся в сводной описи, вводятся в систему административного управления предприятием ОРГО, которая разработана нами для решения подобных задач и успешно применена на нескольких предприятиях. Особенностью системы ОРГО является ее универсальность, т.к. процедурные карты описывают не содержание деятельности, но способ ее организации. Поэтому система управления ОРГО успешно используется как на промышленных предприятиях, так и в аудиторских, управляющих компаниях, банках и т.д. Ниже приводится описание основных шагов, необходимых для решения подобных задач.
Построение штатного расписания и должностных инструкций
Работа выполняется в несколько шагов:
1. Определение списка бизнес-процессов, определение инициаторов, кураторов и ответственных исполнителей; список может быть представлен, например, в следующем виде:
| Название бизнес-процесса |
Инициатор | Куратор выполнения | Ответственное лицо | Подразделения-участники бизнес-процесса |
| Подготовка поставок для производства | Начальник производства | Финансовый директор | Начальник отдела снабжения | ПДО, ОМТО, ФО, бухгалтерия |
2. Составление схемы бизнес-процесса, на которой показаны подразделения предприятия и информационные связи между ними:
Подготовка поставок для производства:
3. Построение процедурных карт для каждого блока бизнес-процесса, на которых изображены траектории документов (внешних и внутренних) и действия в связи с этими документами на рабочих местах:
Процедурная карта определения потребности производства.
4. Формирование таблицы рабочих мест по данным описания бизнес-процессов и процедурным картам может иметь, например, такой вид:
| Место | Бизнес процесс | Процедурная карта |
Документ | Действие | Должность | Исполнитель |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Определение потребности производства | Номенклатурный план | Расчет состава изделий | Инженер | Петров В.В. |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Определение потребности производства | Сводка незавершенного производства | Проверка достоверности | Экономист | Иванов А.А. |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Определение потребности производства | Потребность производства | Расчет | Инженер | Петров В.В. |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Определение потребности производства | Потребность производства | Утверждение и передача в ФО | Начальник отдела | Сидоров П.П. |
5. Таблица штатного расписания и функций строится по данным таблицы рабочих мест:
| Место | Бизнес-процесс | Должность | Исполнитель | Действия | Документы |
| Плановый отдел |
Подготовка поставок |
Инженер | Петров В.В. | Расчет состава изделий | Номенклатурный план |
| Расчет потребности | Потребность | ||||
| Экономист | Иванов А.А. | Проверка достоверности | Сводка незав. производства |
6. Таблица должностных инструкций является дополнением к таблице штатного расписания; таблица может иметь, например, такой вид:
| Место | Бизнес-процесс | Должность | Должностная инструкция |
| Плановый отдел | Подготовка поставок | Инженер | Расчет состава изделий по данным АСУП, контроль состояния справочников, регистрация ошибок в кодах изделий и передача данных в отдел сбыта, расчет потребности производства по данным незавершенного производства |
| Экономист | Контроль своевременности поступления данных о незавершенном производстве, сверка данных о движении материалов со складов и в производстве |