Анализ структуры бизнес-процессов и диагностика систем документооборота

Аудит и диагностика проводятся с целью выявления противоречий между выполняемыми предприятием задачами и механизмами управления, обеспечивающими их решение. Аудит и диагностика ориентированы на обнаружение логических и процедурных несоответствий в делопроизводстве и системах документооборота, которые являются причинами сбоев системы управления и недостаточной эффективности работы предприятия.

Управление предприятием – это применение систем документооборота, которые позволяют каждому сотруднику определить его задачу, проконтролировать ее выполнение и включить труд каждого в общий результат деятельности компании. Нарушение систем документооборота приводит к нарушению взаимной координации работы как между отдельными сотрудниками, так и между целыми подразделениями. В результате теряется достоверность данных о состоянии работ, возникают ошибки в оценке возможностей компании и планировании, увеличивается численность персонала. Поэтому потеря управляемости предприятием является непосредственным следствием расстроенного документооборота.

Неполное соответствие систем документооборота задачам управления свойственно, по преимуществу, предприятиям, которые или сохранили все признаки своего советского прошлого, или пережили период бурного роста. Для предприятий первого типа характерна громоздкость административной структуры, систематическое нарушение системы документооборота, отсутствие в практике управления стандартизированных процедур и алгоритмов. А для компаний второго типа основной проблемой является противоречие между структурой «кооператива», из которого, как правило, эта компания вышла, и задачами управления корпорацией, в которую этот кооператив превратился.

Аудит систем документооборота проводится с целью выявления причин, влияющих на снижение управляемости. Эта работа проводится при помощи опроса персонала, построения процедурных карт предприятия и анализа полученных данных. Анализ выполняется по трем взаимосвязанным блокам, определяющим работу организации – непосредственно документооборот, бизнес процессы и  штатное расписание. Результатом анализа является установление причины систематических ошибок и сбоев системы управления.

Одним из способов стабилизации процесса управления является применение системы ОРГО, которая разработана нами для решения задач управления и успешно применяется уже на многих предприятиях. Использование системы ОРГО позволяет устранить причины систематических сбоев в управлении, оперативно координировать работу как отдельных сотрудников, так и подразделений, обеспечить контроль выполнения работ практически на каждом рабочем месте и обеспечить сбор достоверных данных о выполнении поставленных задач.

Проведение аудита с последующим применением системы ОРГО дает возможность оптимизировать численность персонала, определить соответствие сотрудника занимаемой должности, увеличить финансовую эффективность работы предприятия за счет уменьшения ошибок в принимаемых решениях и сокращения сроков выполнения решений.

Особенностью системы ОРГО является ее универсальность, т.к. этот метод управления основан не на содержании деятельности, а на способе ее организации. Система управления ОРГО эффективно используется как на промышленных предприятиях, так и в аудиторских и управленческих компаниях, банках и т.д.

Аудит систем документооборота и делопроизводства – объекты изучения и результаты анализа

Аудит системы управления проводится по трем взаимосвязанным блокам: собственно документооборот (1), бизнес процессы и процедуры (2), штатное расписание и должностные инструкции (3). Каждый из этих блоков является самостоятельным объектом изучения и анализируется в следующих отношениях:

1. Документооборот:

• состояние и применение регистрационных процедур в системе внутреннего документооборота и делопроизводства;
• состояние описания маршрутов движения документов, условий их возникновения, мест архивации;
• наличие логической связанности между источниками данных в системах документооборота и их значениями;

2. Бизнес процессы и процедуры:

• состояние регламентации процедур и бизнес процессов;
• распределение ответственности за применение и выполнение процедур и бизнес процессов между ответственными исполнителями;
• возможность централизованной координации работ между разными подразделениями, участниками общего бизнес процесса или процедуры;

3. Штатное расписание и должностные инструкции:

• состояние соответствия между должностными обязанностями сотрудников и фактически выполняемой ими работой;
• логическая непротиворечивость документов, определяющих совместную работу подразделений и сотрудников;
• соответствие правил делопроизводства существующей практике работы предприятия;

Результатом выполненной работы является отчет, который включает в себя:

1. Описание существующих систем документооборота, бизнес потоков и бизнес процессов;
2. Результаты анализа выявленных осложнений и связанных с ними причин;
3. Предложения по коррекции систем документооборота, бизнес процессов, процедур и распределения ответственности для устранения выявленных осложнений на основании вскрытых и описанных причин.