Общие принципы выбора ERP-системы: как сделать правильный выбор

Этап 1. Предварительная подготовка.

Формирование группы выбора с привлечением операционного персонала.

Самый лучший вариант предварительной подготовки – это когда из персонала группы выбора впоследствии формируется группа внедрения. Правильный путь – первичное обучение основам методологии MRP-II и только затем - выбор системы. Основное требование к группе выбора – знание методологии, которая поддерживается системой и которая будет использоваться предприятием.

Использование консультантов.

Консультационные услуги могут быть одной из самых значительных статей затрат при выборе и внедрении ERP-системы. Использование консультантов, имеющих соответствующие знания и опыт, поможет значительно сократить время на обучение пользователей системы , на сбор и анализ информации и в конечном итоге избежать дорогостоящих ошибок и привести компанию к успеху.

Этап 2. Выбор направления.

Чтобы успешно выбрать ERP-систему для промышленного предприятия, необходимо понимать несколько вещей. Первое: выбирая систему, которая будет поддерживать не только финансы, но и основные операции (производство, снабжение, сбыт, управление материалами), необходимо убедиться, что она предназначена именно для производственных предприятий. Это требование распространяется как на функциональную, так и на программно-аппаратную платформу.

Этап 3. Последовательность действий по выбору системы.

Определение требований к системе.

Если совершать все шаги выбора системы по правилам, должен быть составлен документ, в котором описываются требования к системе с предложением к потенциальному поставщику. Составление Запроса на предложение, заставит будущих пользователей системы. еще раз обдумать, что же они на самом деле хотят получить. Запрос на предложение – это документ, в котором описываются все требования к системе, наличие которых предприятие считает для себя совершенно необходимым.

Определение и утверждение методологии отбора.

Руководство предприятия должно заранее утвердить методику отбора систем-кандидатов. В случае, если группа выбора не может прийти к окончательному согласию, понадобится помощь высшего руководства предприятие для определения дополнительных критериев окончательного отбора.

Можно перечислить несколько пунктов определения поставщика системы:

Пункт 1. Определение потенциальных поставщиков системы и пересылка им требований. В качестве информации о предприятии необходимо предоставить информацию о количестве выпускаемой продукции, количестве персонала, количестве складов и цехов, количестве заказов в день и т. д. Плюс описание процессов планирования и управления деятельностью предприятия.

Пункт 2. Отсеивание кандидатов на основе удовлетворения требований предприятия.

Причины возможного отсева:

• слишком много необходимых функций отсутствуют или слабо выражены;
• система слишком мала и проста или, наоборот, большая, сложная и дорогая;
• нет удачных внедрений или их очень мало;
• отсутствует требуемая функциональность;
• состояние компании-поставщика нестабильно;
• другие причины.

Пункт 3. Представление системы.

Очень важно помнить, что презентация системы и визит на предприятие консультантов потенциального поставщика могут оказать значительное эмоциональное и необъективное воздействие на группу выбора. Руководитель группы выбора должен задать нужные вопросы и в нужное время для оценки системы прежде всего с точки зрения финансовой отдачи для предприятия.

Пункт 4. Окончательный выбор.

Пять шагов при принятии решения:

Шаг 1. Ревизия существующих на предприятии систем, которые предполагается заменить.

Шаг. 2. Определение функциональности ERP-системы, которая принесет наибольший эффект с точки зрения сокращения издержек для предприятия.

Шаг 3. Обеспечение целостности корпоративных данных.

Шаг 4. Разработка детального плана конвертации информации из старых систем в интегрированную или интерфейсированную ERP-систему.

Шаг 5. Учет влияния человеческого фактора.