Упреждение появления возмущающих и проблемных событий

Целью применения событийной системы управления ОРГО является не только упрощение оперативного управления при преодолении последствий возмущающих событий, но и уменьшение вероятности появления этих событий. Анализ зарегистрированных возмущающих событий в каждом бизнес- процессе позволяет выявлять закономерности, приводящие к некоторым из них. В связи с такими закономерностями появляется возможность разработать и применить процедуры, упреждающие появление возмущающих событий. Например, постоянный дефицит инструмента может быть связан с систематическими ошибками планирования. Поэтому для упреждения такого явления необходимо изменить процедуру подготовки производства и применить дополнительную процедуру, например, планирования работы инструментального отдела.

Часть возмущающих событий возникает по причинам, имеющим случайный характер и каких либо закономерностей в их появлении выявить невозможно. Например, эпидемия гриппа, внезапный выход из строя нового оборудования, сбои компьютерных систем и т.д. Но значительное число возмущающих событий можно было бы предотвратить упреждаемыми процедурами – это те события, появление которых связанно с отсутствием адекватных процедур планирования и контроля, т.е. с процедурной недостаточностью управления. Примером таких возмущающих событий могут быть ошибки в заказе необходимых инструментов, в недостаточности процедур промежуточного контроля, опоздание в выполнении работ из-за несвоевременного получения задания и т.д. В связи с этим анализ причин появления возмущающих событий должен быть ориентирован на выявление процедурной недостаточности системы управления, что, в свою очередь, позволит откорректировать существующие процедуры или разработать и применить недостающие для стабильной работы предприятия бизнес- процессы.

Появление процедурной недостаточности связано с многочисленными изменениями, которые происходят в жизни предприятия – изменения административной структуры, появление новых требований к продукции, развитие других видов деятельности и т.д. Поэтому действие механизма процедурного упреждения состоит в контроле правильного применения процедур, выявлении расхождений между практикой управления и событийными сценариями процедур и разработке корректирующих процедурных действий. Это означает, что регламентированные процедуры штатного управления, находящиеся в справочнике ОРГО, должны постоянно обновляться с учетом изменяющихся обстоятельств их применения. Изменение справочника регламентированных процедур заключается как в коррекции событийных сценариев уже существующих процедур, так и в разработке новых процедур управления.

Рис. 5

На рис. 5 приведен пример коррекции процедуры справочника за счет включения в нее корректирующих событий, которые систематически регистрируются при ее применении.

При выполнении процедуры между событиями А и В систематически применяются корректирующие события В11, В12 и В21. В результате не только увеличивается продолжительность процедуры, но и систематически увеличивается нагрузка на оперативное управление (события В11, В12 и В21). Поэтому упреждающая коррекция заключается в том, что эти корректирующие события вносятся в процедуру и становятся плановыми. При этом не только сокращается продолжительность процедуры, но и уменьшается нагрузка на оперативное управление.

Для больших предприятий целесообразно создать самостоятельный отдел, в задачу которого должно входить систематическое применение механизма процедурного упреждения. Сотрудники этого отдела должны выполнять контроль применения процедур, анализировать случаи процедурных ошибок, разрабатывать при необходимости новые процедуры и вносить исправления в процедуры уже существующие.

В некотором смысле работа этого отдела напоминает работу отдела стандартизации, но отличие заключается в том, что основное внимание этого отдела направлено на обеспечение предприятия процедурами, необходимыми для управления. Систематическая работа механизма процедурного упреждения обеспечивает адекватность планирования работ в изменяющихся условиях и поддерживает работоспособность всех механизмов управления. В этом отношении систему событийного управления ОРГО можно рассматривать как базовый механизм управления любым предприятием, который обеспечивает адекватность и работоспособность всех механизмов и систем, участвующих в работе предприятия.

Можно сказать, что для работы с проблемными событиями система событийного управления ОРГО располагает двумя возможностями – механизмом событийной коррекции, воздействующим на последствия проблемных событий, и механизмом процедурного упреждения, который направлен на устранение процедурной недостаточности. Совместное использование этих двух механизмов позволяет целенаправленно изменять систему управления, чтобы повысить ее эффективность и сократить число проблемных и корректирующих событий в событийном потоке предприятия.