Метод кризисного управления

Применение директивно-отчетного документооборота сводится к тому, что любое действие на предприятии должно осуществляться в связи с некоторым основанием, например, рабочий выполняет свою работу на основании задания мастера или диспетчера, конструкторский отдел разрабатывает документацию на основании технического задания главного инженера, кладовщик принимает товар на склад на основании накладной, а отпускает на основании требования и т.д. Тогда работу предприятия можно представить как цепь последовательных действий, отраженных в последовательности документарных оснований или директивных документов. С другой стороны, выполнение каждого действия порождает отчетный документ о результате, что, в свою очередь, создает цепь отчетных документов о выполнении действий на основании директивных документов.

Таким образом, выполнение работ предприятием представляет собой последовательность действий, и сопряженные с ней две последовательности документов — директивных и отчетных.
При таком способе организации и осуществления делопроизводства каждый фрагмент работы становится заранее спланированным по основанию и времени и предсказуемым по ожидаемому результату, а исполнение каждого фрагмента оказывается отраженным в отчетном документе. Сопоставление момента возникновения и содержания результата по директивным документам и фактическим моментом времени и фактическим содержанием исполнения по отчетному документу позволяет отслеживать выполнение работы непосредственно на каждом шаге, что обеспечивает качественно иной уровень как обзора прохождения работы так и оперативности принятия решений о выполнении корректирующих действий.

Применение директивно-отчетного документооборота связано с выполнением условия предварительности, т.е. любая работа, подлежащая исполнению, должна быть предварительно спланирована и описана в виде сценария, т.е. в виде последовательности выполнения фрагментов работы, каждый из которых имеет собственное смысловое содержание и ожидаемый результат. Сценарий делопроизводства порождает последовательность директивных документов, что в свою очередь вызывает цепь отчетных документов о полученных результатах.

Для удобства дальнейшего описания можно ввести следующие термины:

• действие — выполнение работы одного фрагмента сценария;
• событие — результат выполнения одного действия или один из промежуточных результатов деятельности;
• деятельность — совокупность действий, объединенных между собой в сценарий;
• сценарий — предварительно составленный из самостоятельных фрагментов план выполнения работы для решения конкретной задачи.

Существование предприятия связано с необходимостью решения разнообразных задач. Например, предприятию необходимо обеспечить себя сырьем, подготовить производство, подготовить документацию, произвести выпуск продукции, обеспечить сбыт продукции т.д. Каждая из перечисленных выше задач требует выполнения ряда действий, приводящих к ее решению. Например, для решения задачи по снабжению предприятия необходимо найти поставщика, проверить качество предлагаемой продукции, заключить договор с поставщиком, осуществить оплату, при необходимости взять кредит, переместить сырье на предприятие, осуществить складирование, выполнить обработку первичной документации, оприходовать сырье и т.д.

Таким образом, решение задачи по снабжению сводится к выполнению ряда действий, объединенных общим сценарием. В случае решения задачи снабжения такими действиями являются: поиск поставщика, проверка качества сырья и т.д., а результатами выполнения этих действий, или событиями, являются — найденный поставщик, подтвержденное качество сырья, заключенный с поставщиком договор и т.д.

Очевидно, что сценарий деятельности, т.е. последовательность действий, зависит от содержания событий. Например, качество сырья можно определить только после того, как поставщик найден; оплатить сырье можно после того, как определена цена и условия поставки и т.д. Т.е. ближайшие события в отношении друг друга могут выполнять роль основания, следствия или условия, при выполнении которого другое событие может произойти. В связи с этим, сценарий деятельности, направленный на решение конкретной задачи, можно рассматривать как алгоритм. Каждой задаче соответствует свой собственный сценарий, который может быть описан как алгоритм, в котором заранее установлены определенные причинно-следственные или логические отношения между действиями.

Можно сказать, что смысл кризисного управления заключается не только в контроле окончательного результата каждой деятельности, но главным образом, в контроле каждого ее промежуточного результата и в контроле за соблюдением предварительно составленного алгоритма выполнения всей работы в целом.