Метод построения систем управления

Построение системы управленческого учета, контроля и планирования или применение интегральных систем управления связаны с выполнением чрезвычайно большого объема работ. Наш опыт показывает, что подход к решению подобных задач предполагает определенную поэтапность. При этом полнота смыслового завершения каждого этапа имеет принципиальное значение как для успешного выполнения каждого последующего шага, так и для успеха выполнения всего проекта в целом. Содержание этапов следующее:

Первый этап начинается с формализации запроса заказчика, как правило — это владельцы предприятия, которые, собственно, и в качестве полномочных инициаторов изменений. Целью первого этапа является превращение «пожеланий» или «Что бы хотелось» в задачу изменения. Задача напоминает техническое задание, но отличается от него более общим описанием моделей управленческих механизмов, которые должны быть созданы и применены на последующих этапах развития проекта. В тексте задачи изменения должны быть описаны основные требования к безопасности, контролю, отчетности, а также должна быть указана очередность подключения разных аспектов деятельности предприятия к создаваемой системе управления. Первый этап завершается утверждением согласованного с исполнителем документа «Задача изменений».

Второй этап заключается в описании управленческих решений, в которых должны быть реализованы задачи изменений. Содержанием этого документа является подробное описание бизнес-процессов, систем документооборота, систем административного распределения и закрепления ответственности, совокупности процедурных карт, технических заданий на программные средства, предложения по выбору платформ для их реализации, существующих интегральных систем, систем распределения прав доступа, безопасности и т.д. Второй этап считается завершенным, когда в описании управленческих механизмов заказчик увидит то, «Что бы хотелось», и утвердит этот документ.

Третий этап заключается в построении сценария реализации управленческих решений, сформулированных на втором этапе. В сценарии указывается последовательность применения программных средств, систем документооборота, изменений административной структуры и т.д. При разработке сценария документ проходит ряд согласований с исполнителями, т.е. будущими пользователями системы. После проведения согласований график сценария утверждается заказчиком и становится документом, на основании которого происходит изменение системы управления предприятием.

Четвертый этап – это внедрение разработанных механизмов, согласно утвержденному сценарию. На этом этапе осуществляется обучение персонала использованию новых механизмов и систем. На этом этапе наши сотрудники выполняют оперативное сопровождение применения механизмов и выполняют некоторые функции совместно с сотрудниками предприятия. Внедрение заканчивается применением механизмов управления, указанных в сценарии. Документом завершения этапа внедрения является акт о применении управленческих механизмов.

Пятым этапом работы является передача примененных систем управления сотрудникам предприятия. На этом этапе системы управления передаются полностью для самостоятельного применения пользователями. Документом завершения этого этапа является акт о передаче, которым подтверждается, что сотрудники предприятия могут самостоятельно применять созданные для них системы.

Шестой этап, завершающий работу, сводится к консультационному сопровождению работы предприятия. Наши сотрудники продолжают курировать созданные систем и оказывают содействие сотрудникам предприятия в самостоятельном распространении систем управления и механизмов на новые области деятельности.

Среди многочисленных задач проектов по созданию систем управления мы можем назвать те, в которых имеем положительный опыт решения, в частности для использования на больших предприятиях:

• системы финансового планирования и контроля;
• системы событийного планирования и контроля текущей деятельности, проектов и планов развития;
• разработка и применение систем документооборота административного, управленческого, финансового.

Для решения управленческих задач мы располагаем собственными программными продуктами, которые успешно применены на нескольких предприятиях и позволяют решать задачи, необходимые для восстановления управляемости предприятием в разных отношениях: финансовом, административном, событийном.

Мы надеемся, что некоторая сжатость изложения не помешала нам сформулировать свои предложения по существу.