1. Назначение системы управления ОРГО

Система ОРГО – это не программа, а способ и инструмент управления предприятием, который позволяет минимизировать участие первых лиц компании в решении вопросов оперативного управления.

Особенностью системы ОРГО является ее универсальность, т.к. этот метод управления основан не на содержании деятельности, а на способе ее организации. Поэтому система управления ОРГО эффективно используется как на промышленных предприятиях, так и в аудиторских и управленческих компаниях, банках и т.д.

Применение системы ОРГО обеспечивает руководителей предприятия и исполнителей своевременной и достоверной информацией о состоянии работ на предприятии и о выполнении принимаемых ими решений. Работу системы ОРГО обеспечивает организационный отдел, задача которого заключается в регистрации запланированных работ, контроле их выполнения и предоставлении сотрудникам, ответственным за оперативное управление предприятием, данных о состоянии выполнения работ.

Наши средства управления применены на заводе «Борец», в аудиторской компании «Скотт, Ригсс и Флетчер» (Алеф группа), на Храпуновском Инструментальном Заводе. В настоящее время наша компания проводит реструктуризацию завода «Манометр».

2. Описание системы ОРГО

Применение системы ОРГО базируется на формализации бизнес процессов, по которым работает или должно работать предприятие.

Формализация бизнес процессов позволяет применить формальные методы для управления деятельностью предприятия, т.е. планирования, контроля и коррекции хода работ. Результат формализации бизнес процессов представлен в виде совокупности процедурных карт, каждая из которых содержит описание того, как организовано документально-информационное взаимодействие между отделами и для каких конкретных целей оно применяется.

Совокупность процедурных карт бизнес процессов позволяет сформировать справочник алгоритмов, которые используются в работе предприятия. Каждый алгоритм содержит описание событийной структуры и условий инициирования алгоритма. Событийная структура алгоритма – это описание последовательности действий внутри алгоритма и логических связей между результатами каждого из этих действий, т.е. событиями. Другими словами, алгоритм состоит из последовательности действий, каждому из которых соответствует единственный результат или единственное событие. Между действиями и их результатами (событиями) существует изоморфическая связь, поэтому набор признаков для каждого действия и соответствующего ему события одинаков. Основной набор признаков каждого действия и связанного с ним события следующий:

• основание выполнения действия, приводящего к событию;
• условие завершения действия, приводящего к событию;
• место появления события или выполнения действия;
• адрес или адреса передачи результата выполненного действия (исполнитель или место);
• ожидаемая длительность выполнения действия.

В событийной структуре алгоритма использовано два типа логических связей: основание и условие. Событие А является основанием для события В, если появление события А запускает действие, приводящее к событию В. Событие С является условием для события В, если без появления события С, действие, приводящее к событию В не может завершиться, т.е. событие В состоится только при условии, что произойдет событие С. Другими словами, событие А (основание) запускает действие для события В, однако событие В состоится только в случае, если событие С (условие) произойдет. Использование двух типов логических связей (основание и условие) достаточно для формализованного описания алгоритмов практически любой сложности.

Схематично логические связи между событиями можно показать так:

Условия инициирования алгоритма – это, как правило, документ, вызывающий цепь событий или действий, соответствующих данному алгоритму.

Регистрация в системе ОРГО инициирующих условий и раскрытие событийной структуры инициированных алгоритмов позволяет сформировать событийный сценарий деятельности, осуществляемой на предприятии. Событийный сценарий представляет собой совокупность ожидаемых событий, каждое из которых имеет следующий набор основных признаков:

• дата инициирования алгоритма;
• название алгоритма, которому принадлежит событие;
• название события;
• прогнозируемая дата события;
• исполнитель действия или место возникновения события.

Событийный сценарий описывает распределение фрагментов предстоящих работ во времени и по исполнителям (или подразделениям предприятия). Задача ОРГО заключается в формировании событийного сценария деятельности, контроле выполнения ожидаемых событий и коррекции прогноза дат ожидаемых событий по выявленным фактам отклонений. Иными словами, сотрудники ОРГО осуществляют формальное планирование деятельности:

• что должно произойти, т.е. какое событие;
• где (в каком подразделении предприятия) событие произойдет;
• когда произойдет это событие;
• кто отвечает за это событие.

Результат формального контроля выполнения предполагает два взаимоисключающих ответа исполнителя:

• событие состоялось в ожидаемый срок;
• событие не состоялось в ожидаемый срок, но состоится с опозданием, например, в два дня (эти данные предоставляет непосредственный исполнитель события).

Формальная коррекция сценария осуществляется в результате пересчета первоначально спрогнозированных сроков. Основанием для пересчета являются зафиксированные опоздания и логические связи событийной структуры алгоритма. Таким образом, ОРГО является логической системой событийного планирования, контроля и коррекции выполняемых на предприятии работ.

Результаты формального планирования, контроля и коррекции являются основанием для принятия специалистами и руководителями содержательных решений по выполняемым работам.

Применение ОРГО позволяет в любой момент работы предприятия ответить на следующие вопросы:

• на каком шаге находится выполнение каждой запланированной работы;
• где возникли наибольшие затруднения (по факту опоздания);
• на какие события повлияет отставание данного шага;
• каков прогноз завершения работы по факту зарегистрированных опозданий;
• как распределены нагрузки между исполнителями, и т.д.

3. Применение системы ОРГО

Формализация работы предприятия отделяет формальный аспект деятельности от содержательного, что позволяет малыми силами осуществлять выполнение достаточно большого объема регистрационных, контрольных и корректирующих действий.

На заводе «Борец», численностью около 3 тысяч человек, в системе ОРГО работает всего 4 человека, которые обеспечивают данными о выполняемых на заводе работах всех руководителей и исполнителей. В аудиторской компании «Скотт, Ригсс и Флетчер» интенсивность внешнего документооборота составляет 1,5-2 тысячи единиц в день. ОРГО численностью 5 человек не только обеспечивает контроль обработки всех входящих документов, но и координирует работы внутри компании. На Храпуновском Инструментальном Заводе работает примерно 350 человек, а в ОРГО завода всего один человек. На заводе «Манометр», которым мы занимаемся в настоящее время, численность сотрудников составляет примерно 1200 человек, при этом в ОРГО работают всего 3 человека.

Сотрудники ОРГО ориентированы только на сбор и предоставление формальных данных о ходе выполняемых работ. В свою очередь, эти данные позволяют специалистам ориентироваться во множественных событиях и принимать содержательные решения.

В системе ОРГО предусмотрены три блока: ОРГО – протокол, ОРГО – документ и ОРГО – алгоритм, каждый из которых имеет самостоятельное назначение:

• ОРГО-протокол обеспечивает контроль выполнения решений, которые принимаются на совещаниях первых лиц, их заместителей и ответственных исполнителей;
• ОРГО-документ дает возможность контролировать действия и работы, основанием для которых является внутренняя или внешняя переписка, т.е. документы;
• ОРГО-алогоритм позволяет контролировать ход работ, выполнение которых происходит по логически связанным между собой этапам или шагам.

Применение системы ОРГО предполагает следующие этапы:

• формализация бизнес процессов и составление справочника алгоритмов, по которым работает предприятие;
• определение мест принятия оперативных решений;
• выверка и коррекция алгоритмов бизнес процессов (логическая непротиворечивость и содержательная адекватность);
• согласование предложенных результатов формализации с пользователями;
• создание организационного отдела (ОРГО);
• запуск системы ОРГО в режиме регистрации;
• обучение сотрудников ОРГО;
• запуск системы ОРГО в режиме коррекции хода работ;
• обучение сотрудников ОРГО методам формализации бизнес процессов.

Формализация деятельности предприятия дает возможность оптимизировать его работу и использовать систему ОРГО как инструмент для автоматического контроля всех бизнес процессов на каждом рабочем месте. Такая возможность, в свою очередь, позволяет создать рабочее место управляющего делами, на которого возложена задача принятия процедурных, но не содержательных решений. Для предприятий с большим разнообразием бизнес процессов работа управляющего делами существенно экономит силы и время специалистов, снимая с них бремя ответственности за выполнение несодержательных рутинных действий.