Инструменты кризисного управления

Распределение ответственности за выполнение функций между отделами предприятия можно назвать картой административного деления функций или функциональной структурой предприятия. В качестве примера, можно привести наиболее типичные способы распределения функций между отделами: бухгалтерия — архивация первичной документации, ведение собственно бухгалтерии, ведение архива договоров; отдел снабжения — выполнение транспортных действий, поиск поставщиков, заключение с ними договорных отношений, складирование и обеспечение сохранности материальных ценностей; юридический отдел — адекватное использование существующего законодательства, составление контрактов с привлеченным к работе персоналом, контроль правильности составления договоров с внешними контрагентами и т.д.

Исполнение предварительно составленного сценария решения задачи сводится к определению непосредственных участников деятельности, распределению между ними фрагментов работы и определению последовательности ее выполнения. Т.е., совмещение функций, необходимых для выполнения сценария, с функциональной структурой позволяет определить участников деятельности и алгоритм их взаимодействия в решении задачи. Алгоритм взаимодействия между участниками по сути является совокупностью процедур, в которых возникают результаты действий, т.е. события, и осуществляется обмен содержанием этих событий между ними.

Алгоритм осуществления деятельности, «спроецированный» на функциональную структуру предприятия можно назвать процедурной картой деятельности или процедурной картой выполнения сценария. Процедурная карта — это способ описания сценария, в котором для каждого фрагмента работы показано место его выполнения, основание и место передачи содержания полученного результата. Средством передачи содержания события является результирующий документ.

При построении процедурной карты приняты следующие обозначения и символы:

• овалом обозначен один из участников деятельности, т.е. место;
• прямоугольник обозначает документ, в котором отражено событие, в скобках (2.1) показан порядок появления документа, вторая цифра после точки ставится в том случае, если данный участник порождает одновременно два или больше независимых документа;
• стрелка показывает направление передачи документа;
• линия соединяет стрелку направления передачи результата с названием документа, в котором результат представлен.

Пример 1. Фрагмент процедурной карты для решения задачи снабжения

Деятельность по составленному сценарию начинается после принятия решения о ее необходимости - приказ директора (1), приказ направляется в финансовый отдел и главному диспетчеру (считается, что главный инженер и начальник отдела снабжения подчинены главному диспетчеру);
на основании приказа (1) главный диспетчер направляет запрос в финансовый отдел о финансовом обеспечении приказа (2.1);
запрос на разработку методики входного контроля и ее инструментального оснащения главному инженеру (2.2);
распоряжение о снабжении сырьем в отдел снабжения (2.3);
финансовый отдел на основании запроса (2.1) формирует платежное поручение и передает его на подпись директору (3);
главный инженер на основании запроса (2.2) разрабатывает методику, изготавливает необходимый для контроля инструмент и передает методику и инструмент в отдел входного контроля (5);
директор подписывает платежное поручение (3) и передает его в финансовый отдел (4);
финансовый отдел направляет подтверждение в отдел снабжения (6);
на основании подтверждения (6) отдел снабжения производит закупку пробных образцов сырья и вместе с их описанием передает в отдел входного контроля (7);
отдел входного контроля на основании применения методики (2.2) формирует заключение о качестве сырья (8) и передает его главному инженеру;
на основании заключения (8) главный инженер принимает решение о возможности использования сырья (9) и направляет его начальнику отдела снабжения.

Содержание события может быть только документарным, например подтверждение о финансировании (6) или заключение о качестве сырья (8), так и объектно документарным, например (5) передача методики и инструмента для ее выполнения или (7) передача пробных образцов сырья и их описание.

Из процедурной карты, т.е. из очередности событий и из их содержания очевидны логические отношения между ними. Распоряжение о снабжении может быть выполнено только при наличии необходимых финансовых средств. Поэтому основанием для события (8) является событие (2.3), а условием его возникновения - событие (6).

Процедурная карта позволяет описать предстоящую деятельность в виде документарных связей между отделами. Для каждой документарной связи указано место возникновения документа, документарное основание, документарное условие, если оно необходимо, адрес или адреса передачи результирующего документа. В отличие от текстового описания сценария, процедурная карта позволяет проверить логическую непротиворечивость предстоящей деятельности и устранить причинно-следственные противоречия и расхождения между событиями, еще до того как они возникнут фактически.

Другим инструментом описания деятельности является представление сценария в виде логически связанного графа выполнении действий по фрагментам во времени. Такой способ описания сценария назван хронограммой. На хронограмме каждый фрагмент деятельности показан в виде прямоугольника. Положение левого края прямоугольника относительно горизонтальной оси показывает момент времени начала работы, а положение правого - момент завершения работы и передачи результирующего документа.

Пример 2. Фрагмент хронограммы

Работа над фрагментом инициируется передачей документа, который показан в виде сплошной стрелки . В данном примере работа над фрагментом (2.3) начинается на 2-й день, а должна закончиться на 4-й, при этом результирующий документ передается в отдел снабжения для выполнения работы над фрагментом (7). Работа над фрагментом (7) должна завершиться на 8 день. Результирующий документ события (7) передается в отдел входного контроля. Работа в отделе входного контроля может быть выполнена, если результирующий документ события (5) поступил. Если для завершения работы над фрагментом необходим дополнительный документ как условие выполнения работы над фрагментом, его передача показывается в виде пунктирной стрелки.

Пример 3. Хронограмма фрагмента деятельности по снабжению

В отличие от процедурной карты хронограмма позволяет показывать и логические связи между фрагментами и ожидаемые по сценарию моменты возникновения событий. Чтение хронограммы не вызывает затруднений, но для удобства анализа предполагаемого исполнения сценария предусмотрена ось времени событийного ряда, на которой показаны ожидаемые моменты возникновения событий.

Из структуры логических связей между событиями, показанной на хронограмме, можно определить влияние каждого события на логически сопряженные с ним цепи других событий. Например, если передача платежного поручения на подпись директору (3) не произошла, то события (6), (7), (8) и (9) произойти не могут. В тоже время задержка возникновения события (5) может не влиять на выполнение сценария, если оно произойдет позже намеченной даты, но раньше возникновения события (7). В противном случае дата завершения работы, т.е. выполнение событий (8) и (9) будет зависеть от момента возникновения события (5).

Методы описания деятельности в виде процедурной карты и хронограмма являются основными инструментами кризисного управления. Применение этих методов позволяет выполнение любой работу контролировать на каждом шаге и прогнозировать ход ее завершения на основании регистрации промежуточных результатов.