Применение административной системы «ОРГО» для корпоративного управления

Применение локальной системы ОРГО для сопряженных предприятий, производственных и функциональных подразделений

В наиболее общем виде любое предприятие может быть представлено как совокупность внутренних бизнес-процессов и внешних связей. Если опустить внутренние процессы, т.е. рассматривать предприятие как «черный ящик», то схематично связь самого предприятия с другими можно представить следующим образом.

Схема 1. Связь предприятия А с предприятиями В и С

Вданной схеме предприятие А находится в окружении предприятий В и С, которые, собственно, и образуют его периферию. Предприятия периферии являются источниками входящих в предприятие А документов и получателями документов, которые из него выходят.

Применение одного предприятия, например, предприятия А. Для простоты предприятие, на котором установлена система ОРГО, будем называть предприятие – регистратор. В этом случае в ОРГО регистратора (предприятие А) существует справочник, в котором описаны шаги и процедуры обработки всех поступающих документов и процедуры, которые необходимы для передачи предприятиям периферии выходящих документов. Однако часто между регистратором и его периферией существуют возвратные связи. Т.е., выходящий от регистратора документ на предприятии В должен быть преобразован в документ, снова входящий в А.

Схематично, это выглядит, например, так:

Схема 2. Возвратные связи

На схеме 2 показано, что входящий в регистратор документ Х1 преобразуется в выходящий документ У1А, который в предприятии В превращается в выходной документ У1В, которые в свою очередь возвращается в А и превращается в нем в выходной документ У2А. Контроль возвратных связей средствами системы ОРГО регистратора может быть организован с разной степенью подробности. Можно предложить три схемы применения системы ОРГО регистратора для выполнения пошагового контроля возвратных процессов в сопряженных предприятиях: координационная, уведомительная и автономная.

Координационная схема предполагает распространение контрольных действий системы ОРГО на периферическое предприятие или подразделение, с которым существует возвратная связь. При такой схеме все шаги возвратного процесса равно доступны для контроля средствами ОРГО одного предприятия. Организация такого взаимодействия может быть представлена так:

Схема 3. Координационная схема делопроизводства

По этой схеме (схема 3) система ОРГО регистратора (предприятие А) осуществляет сбор данных о выполнении шагов и на предприятии А и на предприятии В. Данные о состоянии возвратного процесса доступны руководителям обоих предприятий (А и В). На основании данных ОРГО руководители проводят координационные совещания. При этом обзорная схема регистрационных действий следующая:

Схема 4. Работа ОРГО при координационной схеме

Документ 1ОА начинает три процесса, два из которых происходят в регистраторе (А), третий на предприятии В. В результате возвратного процесса документ должен быть передан из А на предприятие С. ОРГО предприятия А контролирует шаги всего возвратного процесса на двух предприятиях (А и В). В этом случае вид регистрационной таблицы ожидаемых событий будет таким:

Таблица 1. Дата регистрации документа 1ОА – 12.02.03 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании нормативных или согласованных длительностей обработки шагов в А и В)

Т.е., все шаги обработки исходного документа определяются датой его поступления. При координационной схеме контрольные функции системы ОРГО предприятия А полностью распространяются так же и на предприятие В по данному процессу. Данные о ходе работ на предприятиях А и В поступают в систему ОРГО предприятия А. По этой схеме ОРГО предприятия А обслуживает исполнителей и руководителей двух предприятий по совместному возвратному процессу. На основании данных о ходе работ исполнители и руководители предприятий могут корректировать ход сопряженных работ.

Уведомительная схема применяется в том случае, когда система ОРГО предприятия А контролирует свои собственные процессы и поступление возвратного документа из предприятия В. Организацию взаимной работы предприятий по уведомительной схеме можно представить так:

Схема 5. Уведомительная схема делопроизводства

В регистрационную систему ОРГО поступают сведения только о результатах пошагового контроля на предприятии А и данные о сроках предоставления возвратных документов от предприятия В. По этой схеме ОРГО обслуживает только исполнителей и руководителя предприятия А. В случае опоздания поступления возвратных документов руководитель предприятия А (или его заместители) уведомляют руководителя предприятия В (или его заместителя) о факте опоздания.

Схема 6. Работа ОРГО по уведомительной схеме

При использовании уведомительной схемы, предприятие В рассматривается как «черный ящик». Но при этом в справочнике ОРГО предприятия А находятся данные о длительности выполнения работ на предприятии В (время между поступлением исходного документа и выходом возвращаемого в А) или согласованная между предприятиями А и В дата предоставления этого документа. Регистрационная таблица ОРГО в этом случае содержит связь между процессами в А и В, но шагов в предприятии В система ОРГО «не видит». Таблица регистраций имеет такой вид:

Таблица 2. Дата регистрации документа 1ОА – 12.02.03 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании нормативных или согласованных длительностей обработки шагов в А всего процесса в В)

*) процесс в В имеет единственный шаг, т.е. В выступает в качестве «черного ящика», но при этом связь между процессами в А и В описана.

Автономная схема применяется в том случае, когда для системы ОРГО предприятия А недоступны ни процессы, ни шаги, ни согласованные сроки поступления возвратных документов. В этом случае система ОРГО рассматривает входящие документы как независимые. Однако в справочнике ОРГО могут содержаться данные о возвратных документах для того, чтобы при поступлении возвратных документов установить на предприятии А соответствие между работами, уже выполненными и предстоящими. Работу ОРГО по автономной схеме можно представить следующим образом:

Схема 7. Автономная схема делопроизводства

При такой схеме система ОРГО контролирует только процессы в пределах предприятия регистратора. Данные об опоздании поступления возвратных документов могут использоваться руководителем предприятия для деловой переписки с предприятиями периферии, но на общих основаниях взаимного делопроизводства.

Схема 8. Работа ОРГО при автономной схеме

При автономной схеме связи между процессами в А и В не описаны. Система контроля ориентирована на регистрацию независимых входящих документов, в данном примере - 1ОА и 2ВА. В этом случае появляются две самостоятельные таблицы прогнозируемых дат, причем таблица вторая появится только по факту регистрации документа 2ВА.

Таблица 3-1

Дата регистрации документа 1ОА – 12.02.03 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании данных о длительности обработки только шагов в А)

Таблица 3-2

Дата регистрации документа 2ВА – 23.02.03 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании нормативных или согласованных длительностей обработки)

Организация связи предприятия регистратора и его периферии

Применить координационную или уведомительную схему работы ОРГО можно на основании соглашения между предприятиями или между производственными и функциональными подразделениями - участниками совместного возвратного процесса. Это соглашение может быть зафиксировано в двустороннем протоколе о соблюдении общих правил регистрационного сопровождения сопряженных работ.

В случае координационной схемы в протоколе определяются права сотрудников ОРГО регистратора для осуществления контрольных действий на сопряженном предприятии и обязанности исполнителей этого предприятия предоставлять необходимые данные в ОРГО. В двустороннем протоколе должна быть также описана процедура совместных координирующих действий между исполнителями и руководителями предприятий для взаимной коррекции выполнения работ.

В случае применения уведомительной схемы в протоколе должны содержаться правила, по которым происходит согласование сроков выполнения работ на сопряженных предприятиях. Согласованные данные поступают в систему ОРГО и являются основанием для контроля своевременности поступления возвратных документов. В протоколе могут быть определены взаимные действия руководителей предприятий в случае отклонения от согласованных сроков.

Двусторонний протокол применяется для избирательного регистрационного сопровождения внутренних работ предприятий периферии, если они связаны с регистратором возвратными процессами. При этом число предприятий, связанных с регистратором через двусторонние протоколы, практически не ограничено.