Применение административной системы «ОРГО» для корпоративного управления

Применение локальной системы ОРГО для сопряженных предприятий, производственных и функциональных подразделений

В наиболее общем виде любое предприятие может быть представлено как совокупность внутренних бизнес-процессов и внешних связей. Если опустить внутренние процессы, т.е. рассматривать предприятие как «черный ящик», то схематично связь самого предприятия с другими можно представить следующим образом.

Схема 1. Связь предприятия А с предприятиями В и С

Вданной схеме предприятие А находится в окружении предприятий В и С, которые, собственно, и образуют его периферию. Предприятия периферии являются источниками входящих в предприятие А документов и получателями документов, которые из него выходят.

Применение одного предприятия, например, предприятия А. Для простоты предприятие, на котором установлена система ОРГО, будем называть предприятие – регистратор. В этом случае в ОРГО регистратора (предприятие А) существует справочник, в котором описаны шаги и процедуры обработки всех поступающих документов и процедуры, которые необходимы для передачи предприятиям периферии выходящих документов. Однако часто между регистратором и его периферией существуют возвратные связи. Т.е., выходящий от регистратора документ на предприятии В должен быть преобразован в документ, снова входящий в А.

Схематично, это выглядит, например, так:

Схема 2. Возвратные связи

На схеме 2 показано, что входящий в регистратор документ Х1 преобразуется в выходящий документ У1А, который в предприятии В превращается в выходной документ У1В, которые в свою очередь возвращается в А и превращается в нем в выходной документ У2А. Контроль возвратных связей средствами системы ОРГО регистратора может быть организован с разной степенью подробности. Можно предложить три схемы применения системы ОРГО регистратора для выполнения пошагового контроля возвратных процессов в сопряженных предприятиях: координационная, уведомительная и автономная.

Координационная схема предполагает распространение контрольных действий системы ОРГО на периферическое предприятие или подразделение, с которым существует возвратная связь. При такой схеме все шаги возвратного процесса равно доступны для контроля средствами ОРГО одного предприятия. Организация такого взаимодействия может быть представлена так:

Схема 3. Координационная схема делопроизводства

По этой схеме (схема 3) система ОРГО регистратора (предприятие А) осуществляет сбор данных о выполнении шагов и на предприятии А и на предприятии В. Данные о состоянии возвратного процесса доступны руководителям обоих предприятий (А и В). На основании данных ОРГО руководители проводят координационные совещания. При этом обзорная схема регистрационных действий следующая:

Схема 4. Работа ОРГО при координационной схеме

Документ 1ОА начинает три процесса, два из которых происходят в регистраторе (А), третий на предприятии В. В результате возвратного процесса документ должен быть передан из А на предприятие С. ОРГО предприятия А контролирует шаги всего возвратного процесса на двух предприятиях (А и В). В этом случае вид регистрационной таблицы ожидаемых событий будет таким:

Таблица 1. Дата регистрации документа 1ОА – 12.02.03 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании нормативных или согласованных длительностей обработки шагов в А и В)

Т.е., все шаги обработки исходного документа определяются датой его поступления. При координационной схеме контрольные функции системы ОРГО предприятия А полностью распространяются так же и на предприятие В по данному процессу. Данные о ходе работ на предприятиях А и В поступают в систему ОРГО предприятия А. По этой схеме ОРГО предприятия А обслуживает исполнителей и руководителей двух предприятий по совместному возвратному процессу. На основании данных о ходе работ исполнители и руководители предприятий могут корректировать ход сопряженных работ.